Проектное управление – это раздел менеджмента, который можно назвать спасательным кругом для организации, в которой назрела острая необходимость в изменениях. Проектное управление на предприятии осуществляется вместе с операционной или текущей деятельностью, но кардинально отличается от неё. Методы, с помощью которых выполняется такое проектное управление, основываются на реализации известных проектов.
Сущность и особенности проект-управления
В рамках науки по проектному управлению понятие project представляется как некий обособленный процесс на предприятии, который имеет особенности, в отличие от обычной повседневной бизнес-деятельности, рассматриваемой как стандарт.
Запуская проект, ждут:
- изменений;
- введения инноваций;
- создания нового уникального продукта, услуги.
Когда ответственные за ход проекта менеджеры выбирают стратегию и следуют ей, они совершают проектное управление (проектный менеджмент) в организации.
Причины старта
Для выделения некой области деятельности в отдельный проект и осуществления особенного контроля за такой работой, выполняемой назначенными сотрудниками, необходимо наличие причин.
Итак, проектный менеджмент формирует задачу либо группу задач в проект при наличии одного из следующих условий:
- назрела необходимость создать новый продукт;
- какая-то бизнес-сфера работы компании нуждается во вложениях (затратах), при этом одновременно ожидаются выгоды в случае успешного окончания проекта;
- необходимо вернуть под контроль людские ресурсы компании (такая ситуация происходит, когда один и тот же сотрудник подчиняется начальникам сразу нескольких департаментов организации);
- нужно срочно снизить критичные риски (когда невыполнение поставленной перед компанией задачи влечёт за собой негативные последствия для всего предприятия).
Особенности
В отличие от обычного подхода к управлению, проектный менеджмент имеет такие особенности:
- есть конкретные цели и ограничения по ресурсам, срокам, качеству;
- желаемый результат важнее методов, применяемых для его получения;
- для достижения поставленных целей нужен нестандартный подход, поэтому отдельно набирается команда профессионалов;
- рабочие процессы должны рассчитываются под ограниченное количество ресурсов, а не наоборот.
Преимущества перед обычным менеджментом
К преимуществам проектного управления следует отнести возможность быстрого выполнения долгосрочных задач в определённый короткий срок, придания новых характеристик старому товару и достижение более рационального использования любых ресурсов компании.
Таким образом, проектное управление на любом предприятии имеет четыре ключевых принципа:
- чёткая нацеленность на результат;
- выделение контролируемых бизнес-процессов, ведущих к достижению цели;
- наличие обязательной тройной ограниченности (по ресурсам, времени выполнения и качеству исполнения);
- следование жизненному циклу проекта.
Применение разработок проектного менеджмента замечено в основном в таких сферах, как ИТ-деятельность, строительство и реконструкция, разработка новых продуктов для промышленного производства, проведение исследований, осуществление конструкторских разработок.
Читайте также про плюсы и минусы линейно функциональной структуры управления.
Методы проект-управления
Проектный менеджмент не может осуществляться без выбора одной методики или компиляции нескольких. Существуют инструменты для управления проектами с различными параметрами. Так, традиционный (каскадный) подход предполагает последовательное, линейное выполнение задач (завершение этапов), как при строительстве дома.
Agile как каркас проект-управления
Чтобы лучше понять, что такое проектный менеджмент, стоит рассмотреть также неклассические стратегии по проект-управлению. Стратегия agile или «гибкая» основывается на выделении нескольких, иногда совершающихся параллельно бизнес-процессов.
На её основе разработаны такие действенные методы проектного управления как, например, японский Kanban, а также Scrum либо Crystal. Проектный менеджмент эти инструменты использует в качестве каркасов или фреймворков для создания оригинальной стратегии управления в каждом конкретном случае, ведь каждый проект уникален.
Метод Scrum сочетает классические и Agile-черты и вместе с этим разбивает задачу на подпроекты. При этом есть промежуточные рабочие результаты, которые должны далее дорабатываться и улучшаться. Они называются заделами или бэклогами продукта.
Инструменты Lean
Метод Lean (в переводе с английского «сухой») – это ещё один популярный подход в такой дисциплине как проектный менеджмент. Этот инструмент предполагает наличие гибкости и чёткого прописывания этапов для каждой отдельной задачи. В отличие от техник Agile, «сухая» концепция предполагает наличие повышенной важности к качеству выполнения задач.
Метод Kanban, который слит с Lean, расширяет возможности и методологию Lean-методологии, ведь он даже не предъявляет строгих требований к срокам достижения проектных целей. Визуально Канбан-инструмент оформляется в виде доски, где на пересечении рабочих потоков (столбцов) и параметров или условий (строк) располагают задачи (карточки), перемещающиеся при необходимости в нужную ячейку. Примером может служить заготовка детали, перемещающаяся для обтачивания от одного станка к другому для получения окончательно сформированной, готовой детали.
Six Sigma – это ещё один способ проект-управления, основывающийся на положениях Lean-метода. Сюда (в отличие от Канбана) добавили больше планирования, за счёт чего достигается повышение качества, снижения количества бракованных продуктов, неподходящих результатов. Отслеживание правильности выбранного пути осуществляется путём оценки промежуточных результатов заказчиком или спонсором. «Шесть сигм» идеально подходит для трудных, сложных, неоднозначных проектов.
PRINCE2
Стратегия PRINCE2 или «Проекты в контролируемой среде-2» не использует итеративные или дискретные, повторяющиеся действия, а больше похожа на традиционный (классический) подход к управлению проектами. Особенностью применения рассматриваемой методологии является постоянный контроль полезности поставленных и достигаемых целей. Больше подходит для масштабных проектов.
Этапы проекта
Проектный менеджмент делится на несколько этапов: инициирование, планирование, реализация, контроль, закрытие проекта.
Инициирование
Зарождение идеи или инициация старта проекта – его начальная точка. Этот первичный проектный этап должен включать в себя создание проект-устава, определяющего цели, которые нужно достичь и на которых фокусируется всё внимание участников (собранной для выполнения команды). При этом очень важно наличие одобрения на использование необходимых ресурсов компании. Также в уставном документе содержатся данные о его:
- причинах создания;
- целях;
- участниках;
- допущениях;
- критериях оценивания.
Это важно! Утверждение состава команды часто выделяют в отдельный этап инициации.
Планирование
Если проект начат, а инициатива поддержана, необходимо переходить к планированию процессов, которые необходимо запустить и в дальнейшем проконтролировать их выполнение.
Результатом позитивного завершения второго этапа проектного управления становится план проекта, включающий следующие разделы:
- резюме (краткое содержание и сущность выполняемого проекта);
- перечисление допущений и требований;
- непосредственно план мероприятий;
- организационная структура;
- юридическое сопровождение;
- бюджет или финансовый план;
- состав команды.
Это важно! На этапе планирования выполняется поиск спонсоров, оценка рисков и расчёт бюджета.
Реализация проекта
Проектный менеджмент нужен для удачного исполнения проекта, поэтому самым значимым этапом является реализация. При выполнении поставленных задач важно не отклоняться от намеченного плана. Для сопровождения процесса исполнения руководитель проекта осуществляет коммуникации с участниками, следя за предоставлением им необходимых ресурсов. Улучшение результатов может и должно достигаться за счёт соответствующего усилиям мотивирования исполнителей.
Мониторинг
Проектный менеджмент включает в себя контроль за выполнением проектных задач и достижением проектных целей. Этап мониторинга проходит вместе с реализацией. Контролирующими могут назначаться руководители разных уровней предприятия. Этот этап не менее важен, чем предыдущий, так как без надлежащего руководства или контроля за ходом работы проект не сможет быть завершён либо будет длиться необоснованно долгое время.
Закрытие
Одним из ключевых отличий проектной от операционной деятельности компании является ограниченность проекта по срокам выполнения или его подчёркнуто временной характер. Чтобы определить успешность проекта, нужно оценить конечные результаты, подвести итоги.
Финишировать проект может по одной из трёх причин:
- Он продан.
- Начинание принесло убытки.
- Проект стал одним из обычных процессов, происходящих в организации.
Важно! Считается, что проектная деятельность успешна, если она завершилась по третьей из причин.
Проектное управление нужно для решения организационных проблем при наличии высокого уровня неопределённости. Для успешной реализации проекта применяют специальные инструменты, основанные на теории и практике проект-менеджмента.
